Microsoft Access là gì?
Access là phần mềm giúp quản lý cơ sở dữ liệu hay nói cách khác Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (tiếng Anh: relational database management system, viết tắt: RDBMS) với khả năng quản lý, chỉnh sửa và truy xuất dữ liệu dạng bảng, giúp bạn phân tích một lượng lớn thông tin và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả.
Microsoft Access là hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu do Microsoft cung cấp. Nó sử dụng Microsoft Jet Database Engine và là một phần của bộ ứng dụng Microsoft Office.
Các tính năng chính trong Microsoft Access
Với khả năng lưu trữ, thêm, chỉnh sửa, xóa và truy xuất dữ liệu, Microsoft Access có các tính năng làm việc vô cùng đa dạng, tiện ích nhằm đem lại kết quả cao cho chúng ta. Các tính năng chính trong Microsoft Access được thể hiện như sau:
• Thiết lập các bảng dữ liệu
• Nhập dữ liệu từ các định dạng như Excel, Database, Web Content,…
• Tạo mối liên kết giữa các bảng
• Truy xuất thông tin từ một bảng hoặc nhiều bảng thông qua liên kết
• Xuất dữ liệu thành các file Excel, CSV, Access, PDF,…
• Tự động hóa quy trình bằng VBA
• Thiết kế báo cáo
• Tổng hợp, tính toán dữ liệu
Cách sử dụng Microsoft Access
Hãy cùng khám phá các cách bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu Access trên máy tính, thêm dữ liệu vào đó, rồi tìm hiểu các bước tiếp theo để tùy chỉnh và sử dụng cơ sở dữ liệu mới của bạn.
Chọn một mẫu
Các mẫu Access có các báo cáo, biểu mẫu, truy vấn và bảng được dựng sẵn để dùng. Các lựa chọn mẫu là điều đầu tiên bạn sẽ nhận thấy khi khởi động Access và bạn có thể tìm kiếm trực tuyến để có nhiều mẫu hơn.
Tạo một cơ sở dữ liệu từ đầu
Nếu không có một mẫu nào phù hợp với nhu cầu của bạn, bạn có thể khởi động bằng một cơ sở dữ liệu bàn làm việc trống. Cách tạo một cơ sở dữ liệu từ đầu như sau: Từ Access, hãy bấm Mới - Cơ sở dữ liệu bàn làm việc trống.- Nhập tên cho cơ sở dữ liệu của bạn vào hộp Tên Tệp. Bạn có thể dùng vị trí mặc định mà Access hiện ra bên dưới hộp Tên Tệp hoặc bấm biểu tượng thư mục để chọn. Cuối cùng là bấm Tạo.
Thêm bảng
Access lưu trữ dữ liệu của nó trong các bảng. Bạn có thể xây dựng một cơ sở dữ liệu duy nhất bao gồm tất cả dữ liệu cho toàn bộ dự án - cơ sở dữ liệu này thường được gọi là cơ sở dữ liệu "phẳng".
Cơ sở dữ liệu quan hệ
Mối quan hệ trong Access giúp bạn kết hợp dữ liệu từ hai bảng khác nhau. Mỗi mối quan hệ bao gồm các trường trong hai bảng và dữ liệu tương ứng. Trong cơ sở dữ liệu Access, bạn tạo mối quan hệ bảng bằng cách sử dụng một trong các phương pháp sau: Trong cửa sổ chọn Mối quan hệ, thêm các bảng mà bạn muốn liên kết, rồi kéo trường để tạo mối liên kết từ bảng này sang bảng khác. Kéo trường từ ngăn Danh sách trường vào biểu dữ liệu bảng.
Biểu mẫu
Biểu mẫu trong Access giống như các quầy hàng trong cửa hàng, giúp bạn xem hoặc lấy các mặt hàng mình muốn dễ dàng hơn. Vì biểu mẫu là đối tượng mà qua đó bạn hoặc những người dùng khác có thể thêm, sửa hoặc hiển thị dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu Access, nên thiết kế của biểu mẫu là một khía cạnh quan trọng.
Truy vấn
Khi muốn chọn dữ liệu cụ thể từ một hoặc nhiều nguồn, bạn có thể sử dụng truy vấn chọn. Truy vấn chọn giúp bạn chỉ truy xuất dữ liệu mà bạn muốn, đồng thời cho phép bạn kết hợp dữ liệu từ nhiều nguồn dữ liệu.
Báo cáo
Access cho phép người dùng tạo các báo cáo tùy chỉnh một cách nhanh chóng và dễ dàng. Report Wizard giúp bạn dễ dàng sắp xếp, nhóm và dán nhãn dữ liệu để in và chia sẻ dễ dàng. Kết hợp với nhau, những thành phần này cho phép các doanh nghiệp và tổ chức quản lý, cũng như hiểu được lượng lớn dữ liệu mà họ cần lưu trữ.
Macro
Macro là một cách tự động để Access thực hiện một loạt các hành động đối với cơ sở dữ liệu. Quyền truy cập cung cấp cho bạn lựa chọn các hành động được thực hiện theo thứ tự bạn nhập. Macro có thể mở biểu mẫu; chạy truy vấn, thay đổi giá trị của một trường, chạy các Macro khác, v.v … danh sách này gần như vô tận.
Mô – đun
Mô-đun là cơ sở của ngôn ngữ lập trình hỗ trợ Microsoft Access, Cửa sổ mô-đun là nơi bạn có thể viết và lưu trữ Visual Basic for Applications (VBA). Người dùng nâng cao của Microsoft Access có xu hướng sử dụng VBA thay vì Macro.
Những ai cần sử dụng Microsoft Access?
Với những ai theo học công nghệ thông tin, làm công việc liên quan đến ngành kế toán, kinh tế, tài chính, hay những công việc cần nhập dữ liệu, tạo kho dữ liệu khách hàng, sản phẩm, quản lý thông tin của các thành viên trong một bộ phận, doanh nghiệp đều cần thiết đến Access.
Top 5 lý do có hàng triệu người dùng Access để xử lý dữ liệu
Dễ dàng cài đặt mà không cần hướng dẫn
Phần mềm này có thể dễ dàng cài đặt mà không cần hướng dẫn, cách sử dụng cũng vô cùng đơn giản. Chỉ trong một thời gian ngắn, Access sẽ cung cấp cho người dùng dữ liệu của hệ thống quản lý cơ sở với đầy đủ chức năng. Nhờ có phần mềm này mà việc nhập liệu đã trở nên nhanh chóng hơn.
Microsoft Access xử lý tốt lượng lớn cơ sở dữ liệu
Thông thường, một cơ sở dữ liệu lớn có nhu cầu nhập dữ liệu lớn. Access không chỉ cung cấp các biểu mẫu mà còn cung cấp các tính năng có thể tạo một biểu mẫu nhanh chóng mà qua đó ai đó có thể nhập tất cả các bản ghi đó. Điều này có thể làm cho việc nhập dữ liệu trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn và có thể giảm biên độ sai sót đáng kể.
Bảo mật và Kiểm soát
Cơ sở dữ liệu cung cấp một vị trí trung tâm để lưu trữ, bảo mật và kiểm soát dữ liệu của bạn. Microsoft Access bao gồm khả năng mã hóa và mật khẩu bảo vệ các tệp cơ sở dữ liệu. Và với việc người dùng dựa vào cơ sở dữ liệu thay vì các bảng tính Excel riêng biệt, bạn có thể kiểm soát tốt hơn quyền truy cập vào thông tin.
Năng suất cao hơn
Đây chính là công cụ tuyệt vời để thu thập và tập hợp các dữ liệu khác nhau của cả doanh nghiệp. Bạn có thể thêm nhiều bảng hơn; kết hợp các bảng đó, tạo truy vấn, tạo cấu trúc dữ liệu và xác định kiểu dữ liệu nhằm giúp đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu; chia sẻ và cập nhật dữ liệu để tạo ra các báo cáo và biểu mẫu mạnh mẽ.
Ít sai sót và mâu thuẫn hơn
Duy trì một phiên bản của sự thật cho những thứ bạn cần theo dõi sẽ giảm thiểu khả năng trùng lặp, lỗi và các giá trị không nhất quán.
Qua bài viết trên, bạn cũng đã hiểu hơn phần nào về phần mềm Microsoft Access và cách vận hành nó. Access rất phù hợp với mọi người vì những lợi ích và tính năng mà nó thể hiện để lưu trữ và hiển thị dữ liệu. Các bạn sinh viên, nhân viên văn phòng, các doanh nhân… muốn sử dụng thành thạo Microsoft Access thì nhớ đọc kỹ bài phân tích trên nhé!
